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导读:ERP的主要作用就是对企业信息的整合,而信息的载体和表达都要通过数据完成 。对项目实施来讲,基础数据的准备工作难度最大 。
首先,基础数据涉及面广,涵盖了企业中所有可见信息和不可见信息 。物料基本信息,产品结构数据,会计科目,供应商客户信息,部门、工厂、仓库、车间信息等等属于可见信息,这些信息在手工作业中也会用到 。不可见信息如单据类型、仓库性质、计划参数等,这些信息在手工管理信息时是不会涉及到的,它们会影响到系统计算 。
另外,基础数据准备的工作量大,以上各类信息的记录数从几个到几十万都有,而每条记录包含的字段又可多达上百个,两者的乘积简直是天文数字,通常造成项目延期的原因有90%来自于基础数据整理 。
数据的正确性是最重要的,基础数据是许多程序正确运行的基础,如物料计划和生产计划就是根据物料文件设定的提前期、库存量、BOM结构等计算得到的,如果其中任何一个数据与实际不符,计划结果就将没有任何指导意义 。
正是因为基础数据具有这些特征,从而造成了收集准备工作量大、难组织,一般需要多个部门协调,投入的人力和时间都比较多,见效周期长,因此阻力也是很大的 。
为了帮助企业更有效地实施ERP,下面谈一下如何快速、低成本、低错误率地完成基础数据准备 。
第一步:确定工作范围
首先根据ERP项目范围确定哪些数据需要准备,然后确定参与部门和人员配备,进而确定工作计划,切记不可将所有工作只交给一个部门甚至一个人做,必须对此项工作的艰难程度有充分的认识 。工作计划中还要注意安排定期的会议,以方便工作人员之间沟通 。
第二步:建立必要的编码原则
ERP软件对数据的管理是通过编码实现的,编码可以对数据进行唯一的标识,并且贯穿以后的查询和应用,建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则,也为庞杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法,所谓磨刀不误砍柴工,大家切不可急于求成,忽略了这些重要的工作 。
另外,编码原则的制定属于企业级标准的建立,应该按照ISO9000的标准制定和管理,尤其对于量大的基础数据(如物料主文件的编码)必须由多个部门共同确定方案 。
第三步:建立公用信
建立的公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息 。这些数据会在其他基础数据中被引用,并且数据量不大,可以利用较少的时间和人力完成 。如果整理其他数据的时候发现缺少公用信息再补的话,整体效率和进度会大打折扣 。
第四步:BOM结构的确定(根据企业情况可选)
如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块,BOM就是必须的基础数据 。这里首先应该明确原料到半成品、半成品到产品的级次关系,这步工作的难点是半成品设定的问题 。如果半成品设定层次少或层次不设定,今后的统计分析就不能细化;如果半成品设定多,就会大大增加数据量 。如果遇到下列情况,那么半成品要设置编码管理:对半成品建立库存账、或者采用安全库存管理、半成品对外销售或用于售后服务,除此以外半成品尽量不用编码,也不用录入软件系统,BOM 每多一层,相应增加BOM数据量的同时还会增加物料信息的数据量,我个人的观点是尽量少的BOM阶次可以使这项工作处于可控状态 。
第五步:收集第一手资料,将原来的离散数据从不同部门集中
在这些离散数据中,仅物料基本信息一项,字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息 。在这步中,应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转,让各部门将与自己相关的数据填入表格,完成后传递给下个部门,以此类推,直到完成此步工作 。在工作中应注意传递的安排,传递路径需提前确定 。为了保证工期,可以让不同部门同时开始,然后交叉传递,或者一个部门完成一小部分后就传递给下个部门 。同时,将每张发出的表格统一编号(唯一),并在部门间交接时作好记录,这样不仅可以控制进度,还能避免数据丢失 。
第六步:数据检查
(1)完整性检查:完整性即记录数量是否完整 。可以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数,将其和历史数据比较 。同时还要检查字段的完整性,所有的ERP软件都有必须输入的字段,如果缺少这些字段就会造成系统的不稳定,如物料的提前期、默认仓库等 。另外还有一些非软件要求的必须输入的字段,对企业今后的业务和统计分析有用的字段也要列入检查范围,例如客户分类和所属地区等 。
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