企业发展中的归档文件收集整理及其意义 _文件归档

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一、什么是文件归档？
文件归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。经系统整理，交档案室或档案馆保存的过程。归档是国家规定的一项制度，又叫“归档制度” 。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、文书档案管理的起点。
要求：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档时间：实行定期归档，移交的时间一般在第二年6月底之前完成。档案行政管理部门采取的是指导、检查、验收等措施，来保证归档制度的落实。
二、归档文件的定义是什么？
【企业发展中的归档文件收集整理及其意义】广义：是一个泛指性概念，包括机关形成的须归档保存的所有文件材料，狭义：《归档文件整理规则》对这一概念进行了限定，使其具有专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”
其中办理完毕是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。例如：请示和批复，在复文发出和收到后，在文书处理上就算已经办理完毕了；计划、指示、规定等在贯彻执行上需要一个时间段，但印发或收到传阅后，其文书处理程序已经完成，也算处理完毕。
本次讲解内容是针对纸质机关文件材料，而不涉及科技、会计等专门档案和声像、电子等特殊载体档案的整理工作。
三、归档文件整理的定义是什么？（7步走）
这是与传统的 “立卷”相对应提出的一个概念，即是“将归档文件以件为单位进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程” 。
四、“件”的定义是什么？
《归档文件整理规则》明确规定： “自然件”，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件作为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
所有文种的文件，如正文和附件、转发文与被转发文，各部分独立性较强，易被分散使用，造成归档不全和归档后查找不到，故《规则》对此类文件的处理加以强调，明确其为一件。（归档时单一红头文件，没有发文用纸没有领导批示没有定稿，整个一个三无文件有什么法律效力）
还有一些文件如单一的请示与批复、报告与批示等，关联性强，利用时通常需要相互查证，因此实体不宜分散。（光有请示一般情况下，10年。请示批复合起来了不得了30年或者永久）

企业发展中的归档文件收集整理及其意义

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