1、将文件正面向下放入传真机的文件槽里，传真机会自动读取文件的清晰程度，至读取清晰即为完成；
2、必须知道收件人的传真号；
3、拨通收件人的传真号，与拨打电话相似；
4、拨通收件人的传真机后，确认是否为对方，然后按传真机的信号键；
5、按完信号键之后，等待信号接通，信号接通之时要注意看传真机的屏幕，传真机的屏幕上会出现已接通的提示性话语；
6、当屏幕出现已接通的字幕之时，文件即会进行传输 。传输完后屏幕亦会出现已传完的提示性字幕，说明传输成功 。

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