GTD系统主要通过下面的5个步骤来实现时间管理 。
搜集 ， 把任何需要大脑注意力的事项用一个收件箱 ， 笔记本 ， 录音笔或其他记录设备100%的完全记录下来 ， 这些待办事项可以是大事、小事、私事、公事 ， 手头上需要管理的项目等 。然后进入下一个步骤来处理这些事项 。
处理 ， 对于第一步列的事项做一个细分 ， 细分的条件是：这事项目前有执行的可能么？如果答案为“否” ， 放弃它或将把它存档以便查询；如果答案为“是” ， 找到接下最需要做的行动是什么 。如果花的时间少于两分钟 ， 那么马上就去做；如果超过两分钟 ， 委托别人完成 ， 或者把它延期到下一个待办清单事项完成后行动 。
组织 ， 把类似的事情放在一个行动清单里提醒自己一起完成 ， 比如要打的电话清单 ， 需要外出办理的差事 ， 需要寄出的电子邮件等 。
回顾 ， 时常会看您的清单以确保你在做该做的行动 ， 每周更新你的清单 ， 确保大脑中的事项被记录和清单保持清洁高效 。
执行 ， 用上面的系统充满信心的做出最恰当的行动 ， 保持热情 。
GTD时间管理系统现已成为世界公认的高效的时间管理工具,此工具能充分高效的管理生活和工作的时间安排 。